notions clés
Télétravail : Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du Travail. Il désigne :« toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication »
Depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017, cette définition vise le télétravail régulier, mais également le télétravail occasionnel lequel se trouve donc désormais légalement reconnu. Il en résulte que :
- Le télétravail est basé sur le volontariat, il suppose donc l’accord de l’employeur et du salarié
- Il peut être mis en place dès l’embauche ou ultérieurement au cours de la relation de travail
- Il peut être exercé sous plusieurs formes : à domicile, dans un centre d’affaires etc.
Le télétravail peut être mis en place par accord collectif, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique, ou si aucun de ces deux documents n’existe, par la formalisation d’un accord « par tout moyen » entre le salarié et l’employeur. (1) (2)
Droit à la déconnexion : Le droit à la déconnexion, entré en vigueur le 1er janvier 2017 dans le cadre de la loi Travail (3), vise à assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
1. Le télétravail
Promu dès les années 1970 via le téléphone et surtout le fax, il devient dans les années 2000 un véritable projet organisationnel s’inscrivant dans une stratégie d’entreprise. Grâce à l’avènement des nouvelles technologies dans le monde de l’entreprise, le télétravail est aujourd’hui utilisé fréquemment par les entreprises qui ont recours à l’outil numérique. Il favorise une grande souplesse des employés, tant dans leurs conditions de travail que dans les plages horaires consacrées à l’entreprise.
Le télétravail prend diverses formes et usages. Utilisé de manière régulière par certains, occasionnelle par d’autres, à la maison ou en télécentre. Il se base sur une démarche volontaire du salarié et ne peut être imposé, sauf en cas de menace d’épidémie, ou de force majeure(4) nous nous interrogeons aujourd’hui sur ses conséquences bénéfiques et néfastes pour les employés.
points positifs
Le travail à distance a été facilité par le développement des technologies de communication numérique, les principaux constats positifs qui en émanent sont:
- baisse de 5,5 jours par an d’arrêts maladie ;
- augmentation du temps de travail de 2,5 % ;
- augmentation de la productivité de 22 % ;
- réduction de 40 min du temps moyen de trajet domicile-travail ;
- augmentation de 45 min du temps moyen de sommeil des salariés ;
- Permet de travailler efficacement en dehors des lieux de travail traditionnels ;
- Réduction des émissions de CO2 liées à la baisse de la consommation d’énergie dans les bureaux et à la consommation d’essence. Selon Avaya, le télétravail évite l’émission de 500 kg de CO2 par employé par an (5).
points de vigilance
41% des employés très mobiles font état d’un niveau élevé de stress, comparé à 25% chez ceux qui travaillent tout le temps au bureau(6). Pour que le télétravail soit bien appliqué, l’employeur doit prendre garde à :
- Établir une relation de confiance mutuelle entre employé et employeur ;
- Éviter une situation d’isolement des télétravailleurs. Les télécentres évoqués précédemment permettent d’atténuer ce problème ;
- La confusion générée par la multiplicité des logiciels et dispositifs de communication qui supportent le télétravail (ordinateurs, téléphones, applications logicielles…) ;
- La disparition de la frontière entre travail rémunéré et vie personnelle, pouvant conduire le travailleur à effectuer davantage d’heures.
Recommandations
Afin de pouvoir bénéficier des bienfaits apportés par les outils numériques tout en limitant leurs travers, nos recommandations sont les suivantes :
- Aucun avenant au contrat de travail n’est exigé, mais compte tenu de l’imprécision des textes et des enjeux, il est vivement recommandé de formaliser l’accord du salarié et d’encadrer les modalités de mise en œuvre du télétravail.
- Recourir à une pratique cadrée du télétravail, qui respecte la réglementation en vigueur (charte du télétravail, travail dans un espace dédié, outils d’entreprise favorables au travail à distance devant être fournis par l’employeur, cadrer la périodicité, privilégier le choix aux employés de travailler ou non à distance)
retour d'expérience 1
Grâce au télétravail, l’entreprise Ex@services favorise l’accès au travail pour les personnes handicapées Retour d’expérience de B&L :
Cabinet de conseil en développement durable de 15 salariés, B&L évolution permet à l’ensemble de ses salariés de recourir au télétravail. Celui-ci permet notamment de limiter les temps de transport (en évitant certains déplacements à des consultants fréquemment en itinérance) et d’assurer une continuité de l’activité (en cas de problème technique du réseau de transport en commun par exemple). Pour permettre le télétravail, chaque salarié est équipé d’un ordinateur portable. L’entreprise centralise ses données et documents de travail dans un cloud, utilise une suite bureautique contenant des outils de travail collaboratif et met à disposition de ses salariés un chat interne pour faciliter les échanges entre salariés séparés géographiquement. B&L évolution veille au maintien du lien social en s’assurant que les salariés ne s’isolent pas durablement (en veillant à ce qu’il ne dépasse pas 2 jours par semaine en moyenne) et que les salariés partagent leur ressenti vis-à-vis du télétravail (notamment lors des réunions d’équipe et des entretiens professionnels).
retour d'expérience 2
SCC France, acteur majeur des services informatiques d’infrastructure, sur la pratique du télétravail. Engagé dans l’amélioration du bien-être et de la qualité de vie au travail, SCC et les partenaires sociaux ont mis en place le télétravail, une journée par semaine depuis le 1er novembre 2018. Le retour d’expérience des différentes parties prenantes après quelques mois d’application est très positif. Nous avons donc étendue la possibilité à 2 jours de télétravail par semaine, à condition d’avoir 3 jours de présence chez SCC (pour les salariés travaillant à temps complet et à temps partiel) et que cela soit compatible avec l’activité et l’organisation des équipes.
A propos de SCC France
SCC accompagne les entreprises privées et les organisations publiques dans leur transformation digitale. Fort d’une expertise reconnue dans l’infrastructure et la sécurité, SCC France répond à des offres complexes autour du système d’information de ses clients. SCC, société privée et indépendante créée en 1975, compte plus de 6 000 clients et affiche un CA Européen de 2,5 Milliards d’euros. SCC France a réalisé un CA de 1.47 Milliard d’euros sur son dernier exercice avec une croissance organique de 12%. Le groupe réunit aujourd’hui 2 500 collaborateurs répartis dans 23 agences en France ce qui en fait un acteur incontournable sur le marché informatique.
2. Le droit à la déconnexion
Issu de la Loi Travail, le droit à la déconnexion est en vigueur depuis janvier 2017. Son objectif est notamment de lutter contre l’hyper-connexion et un épuisement accru des employés. Les relations et échanges s’accélèrent dans notre société actuelle, les frontières entre vie personnelle et professionnelle deviennent de plus en plus floues, de moins en moins cloisonnées. A ce titre, certains cadres confient : « Je finis la journée avec 50 mails et je me réveille avec 80, car il doit y avoir des collaborateurs qui clôturent des trucs dans la soirée.» (7). L’objectif est donc de favoriser l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des employés. En revanche, il apparaît que ce nouveau droit qui s’intéresse aux outils numériques ne traite peut-être que le symptôme plutôt que le mal lui-même : ce ne sont pas uniquement les outils numériques qui posent problème, mais peut-être en premier lieu la répartition de la charge de travail.
points positifs
- Diminution du stress et de la pression subie par le salarié ;
- Amélioration de la concentration sur une plage journalière plus courte ;
- Le droit à la déconnexion permet au salarié de mieux gérer le cloisonnement entre sa vie personnelle et professionnelle.
points de vigilance
- Possible augmentation de la pression subie à l’intérieur des horaires de travail autorisés ;
- Possible facteur de dépendance à certains outils, comme les réseaux sociaux notamment ;
- On peut limiter en façade la connexion d’un salarié à un appareil, mais il peut être amené à travailler hors connexion si la pression du management l’exige ;
- Ne doit pas être trop rigide pour s’adapter aux contraintes de l’entreprise. Par exemple, certaines entreprises ont besoin que leurs salariés travaillant de nuit (infogérance...etc) restent connectés. Arrêter tous les serveurs de l’entreprise à 18h ne serait pas viable
- Le fait de se connecter volontairement en dehors des horaires prévus par le contrat de travail peut devenir un attendu implicite. La frontière entre la vie professionnelle et la vie personnelle devient plus floue avec les nouvelles technologies, et doit donc être bien appréhendée par les employés.
recommandations
Afin de pouvoir bénéficier des bienfaits apportés par les outils numériques tout en limitant leurs travers, nos recommandations sont les suivantes :
- Faire entrer le droit à la déconnexion dans la politique générale et managériale de l’entreprise, pour éviter une limitation de façade seulement ;
- Effectuer un bilan annuel de l’usage des outils numériques et du respect du droit à la déconnexion, en s’appuyant notamment sur les entretiens professionnels annuels ;
- Renforcer la collaboration entre les personnes en charge de RH, celles en charge de SI et les représentants du personnel pour mieux identifier les différents cas d’usage et favoriser un usage responsable des outils numériques ;
- Préférer une limitation spécifique par type de poste, Pour gérer les contraintes horaires de chaque type de poste ;
- Mettre en place une limitation d’accès aux serveurs informatiques en dehors des heures de travail. Un geste qui empêche l’envoi de courriels pendant les temps de repos et les vacances.
retour d'expérience 1
L’entreprise Interxion a signé un accord collectif d’entreprise sur le droit à la déconnexion dans le but d’utiliser les outils informatiques dans le respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée, familiale et vie professionnelle.
retour d'expérience 2
L’entreprise Michelin a instauré «un contrôle des connexions à distance», pour ses cadres autonomes itinérants, entre 21h à 7h du matin, et du vendredi 21h au lundi 7h. L’entreprise Volkswagen, depuis 2011, permet à un millier de salariés de jouir d’une trêve quotidienne de réception d’e-mails sur leur smartphone professionnel en dehors des heures de travail. Le choix a été fait de couper les serveurs entre 18 h 15 et 7 heures le lendemain matin.
3. L'utilisation abusive des e-mails
“88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur. Seuls 12 messages sont identifiés par les usagers comme étant du spam”(8). Selon L’usine Digitale, qui cite une étude d’Adobe datant d’août 201516, les cadres français estiment qu’ils passent plus de 5 heures 30 par jour à consulter leurs mails, ce qui reste un peu moins que nos voisins Américains qui comptabilisent une heure de plus. Les courriers électroniques augmentent considérablement les échanges dans l’entreprise. Aux Etats-Unis, il est devenu l’outil principal, devant le téléphone. L’abondance des messages a un effet pervers sur le salarié. 43% des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes et 31% avouent être distraits dans leur travail (9). Loin de se limiter aux seuls horaires de travail, et pour faire un parallèle avec le paragraphe du droit à la déconnexion, de plus en plus de salariés consultent leur courrier électronique professionnel en dehors des heures de bureau. Néanmoins, l’outil de messagerie en lui-même n’est pas forcément responsable de ces abus. Ce sont peut-être davantage des usages inadaptés de l’outil qui peuvent engendrer ces dérives, comme par exemple le besoin de se couvrir. Ces usages ne sont pas nouveaux, mais ont été amplifiés avec l’arrivée de la technologie numérique.
Outre l’aspect social, rappelons que l’usage massif du courrier électronique a un impact environnemental loin d’être négligeable. Ainsi, selon l’ADEME (10), une entreprise de 100 personnes génère chaque année 13,6 tonnes d’équivalent CO2, soit l’équivalent de 14 allers-retours Paris et New York à travers son usage du courrier électronique.
points positifs
- Permet de dépasser les frontières géographiques, de fluidifier les échanges entre les salariés travaillant à distance ;
- Permet un échange facile de contenu ;
- Possibilité d’envoyer un e-mail à plusieurs personnes à la fois ;
- Instantanéité de l’envoi et de la réception.
points de vigilance
- Perte de temps évidente à consulter, gérer et hiérarchiser cette masse d’informations ;
- Diminution des échanges en face à face au profit des mails ;
- Perte de la notion de délais et de timing puisque tous les mails deviennent prioritaires. On ne se rend pas compte de la charge de travail de l’interlocuteur. On a tendance à croire qu’un mail envoyé va être traité de suite et que le problème est donc résolu ;
- Souffrance de certains salariés due à l’infobésité, autrement appelée surcharge informationnelle ;
- Perte de la notion de responsabilité. Qui est responsable de la tâche quand un mail est envoyé à plusieurs personnes ? ;
- Le message écrit peut être sujet à interprétation qu’il est difficile d’anticiper et donc de corriger. Le style télégraphique peut également se traduire par un oubli des règles de politesse élémentaires.
recommandations
Afin de pouvoir bénéficier des bienfaits apportés par les outils numériques tout en limitant leurs travers, nos recommandations sont les suivantes :
- Se demander si le mail est le meilleur canal de communication pour l’action envisagée, sinon envisager d’autres alternatives (téléphone, chat d’entreprise, face à face… etc.)
- Se demander quel utilisateur a réellement besoin d’être en copie d’un mail
- Préciser dans l’objet du mail s’il s’agit d’une simple information ou d’une demande d’action• Les entreprises doivent former leurs collaborateurs à l’utilisation technique de la messagerie ET aux bonnes pratiques qui en découlent• Sur chaque point, identifier la personne qui doit prendre l’action
- Préférer envoyer des liens de redirection plutôt que des pièces jointes
- Former les utilisateurs à une utilisation éclairée de l’e-mail:
> Prendre le temps de répondre : ne pas confondre réactivité et précipitation, qui peuvent conduire à des réponses confuses et donc à de nouveaux échanges
> Écrire aux personnes directement concernées par le sujet de l’e-mail, en évitant les Cc abusives et Cci
Certaines de ces bonnes pratiques sont notamment reprises du Guide de la communication douce(11).
retour d'expérience 1
Deux sociétés américaines, Intel et Deloitte & Touche, ont banni l’utilisation des mails le vendredi pour obliger leurs salariés à se parler directement.
retour d'expérience 2
Certains collaborateurs de l’entreprise SCC appliquent volontairement la règle des 3 e-mails(12), mise au point par Phil Simon, un auteur et journaliste Américain. Cette règle consiste à décrocher son téléphone pour se parler directement après 3 e-mails échangés. Les collaborateurs qui appliquent cette règle au sein de l’entreprise SCC précisent dans leur signature « J’applique la règle des trois emails : Après trois, parlons-nous ! ».